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公用信箱使用注意事項

因公務信箱(學校mail2000)使用於各行政單位發給各同仁之相關通知。內容包含相關政策法規修正公布通知、申請、行政作業予單位活動等,其中可能關係於各同仁權利,故請同仁注意及遵守以下事項,以確保公務信件之暢通:

 

公務信箱使用不應有個人領域範圍

請各位同仁不要使用學校公務信箱座私領域之聯繫(如個人社群經營、購物、非公務對外聯繫、非學校站台註冊、不可作為商業用途...等)

(請注意)公務信箱只能於在職期間使用,辦理離職手續會一併刪除

 

必要的安全性設定

密碼要有強度(8碼以上,包含字母大小寫與特殊符號),密碼要定期更改(建議3-6個月變更),提升系統使用安全性

帳密不應於瀏覽器紀錄(尤其是公用電腦),大大降低使用上的安全性。

(mail2000密碼修改路徑:個人設定->信箱安全->密碼設定:右邊欄修改密碼)

mai2000修改密碼路徑

 

公務信箱發送公務信件原則

(本校依照教育部109.03.02.「教育體系電子郵件服務與安全管理指引」內容已修訂郵件管理辦法)

不得轉至外部私人信箱收發公務資訊

勿將私人信件聯絡郵件地址轉至個人信箱中(導致個資外流)

不宜發送非共務之分享文與抒發文。

 

個人公務信箱寄件人需有個人職稱與姓名

寄件者應明確顯示自己所在的單位及姓名,以提升收件者的辨別信件的來歷

進而降低收件人因無法判別寄件人而誤點釣魚信件的機率。

(mail2000信件寄件人顯示設定:個人設定->個人化設定->使用環境:右邊欄「撰寫」頁籤)

請在「回信全名設定」加上自己所在的單位與職稱

(若至顯示預設值「電腦代號」或自己改的暱稱,收件者無法直覺的判別是單位來源與承辦人是誰)

請在「回信全名設定」加上自己所在的單位與職稱

 

開啟頁面應設定為純文字形式開啟

純文字無法執行程式,為安全開啟信件的作法。

因信件若有於圖片、html或javascript等形式夾帶惡意程式而導致同仁誤點擊釣魚信件,造成植入木馬中毒事件。

(mail2000信件純文字設定路徑:個人設定->個人化設定->使用環境:右邊欄「郵件」頁籤)

mail2000開啟以純文字顯示

(日後收件開啟時,會以純文字形式開啟,判斷後再決定郵件去留)

  • 沒問題之信件:再切換至html
  • 有問題之信件:直接刪除

判斷信件是否正常決定去留

 

 

 

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